Platforma zgodności dla biur rachunkowych: AML, PEP i RODO w jednym miejscu, zamiast arkuszy i ręcznego sprawdzania list

Kontekst

Biuro rachunkowe obsługujące kilkadziesiąt lub kilkaset firm musi dla każdej z nich ocenić ryzyko, sprawdzić beneficjentów rzeczywistych, listy sankcyjne i status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, a potem powtarzać te czynności i przechowywać dowody. W praktyce robi się to w arkuszach, ręcznie i nieregularnie, a wiedza o tym, co zostało sprawdzone, siedzi w głowie jednej osoby.

Zbudowaliśmy aplikację, która przejmuje tę pracę: prowadzi biuro przez proces, pilnuje terminów, sama powtarza sprawdzenia i zostawia ślad, który można pokazać kontrolerowi. To realizacja inna niż pozostałe: nie zlecenie klienta, lecz produkt, który powstał z obserwacji tej samej luki w wielu biurach.

Wyzwanie

• Przepisy, które się zmieniająListy sankcyjne, wykazy i interpretacje aktualizują się często. Aplikacja musiała śledzić źródła, a zmiany w regułach wprowadzać dopiero po weryfikacji przez człowieka, nie automatycznie.
• Dane wielu biur w jednym systemieKażde biuro widzi wyłącznie swoich klientów, a administrator platformy ma wgląd operacyjny bez dostępu do treści, których nie potrzebuje. Do tego kopie zapasowe, odtwarzanie i polityka bezpieczeństwa na poziomie, którego biuro samo by nie zbudowało.
• Prostota dla księgowej, nie dla informatykaUżytkownikiem jest właściciel biura lub księgowa, więc każdy ekran musiał mówić pełnymi zdaniami, bez kodów i skrótów, a obsługa klienta biura miała zajmować minuty.

Co zrobiliśmy

1Analiza obowiązków i procesu biura

Spisaliśmy, co biuro musi zrobić przy przyjęciu klienta, cyklicznie i przy zmianie okoliczności, oraz jakie dowody musi przechowywać. Z tego powstał proces w aplikacji, a nie odwrotnie.

2Weryfikacja klienta w jednym przebiegu

Dane rejestrowe pobierane automatycznie, sprawdzenie na listach sankcyjnych, status PEP, beneficjenci rzeczywiści z rejestru CRBR, ocena ryzyka i ankieta klienta. Wynik zapisany z datą i źródłem.

3Automatyczne powtarzanie i przypomnienia

Nocne zadania ponownie sprawdzają CRBR i listy sankcyjne, pilnują terminów ankiet, umów i dostępów, a biuro dostaje cotygodniowe podsumowanie: co się zmieniło i co wymaga działania.

4Monitoring źródeł prawa z udziałem człowieka

Aplikacja obserwuje źródła prawne i proponuje zmiany w regułach, ale każda propozycja jest czytana i zatwierdzana przez człowieka. Automat nie zmienia zasad, od których zależy zgodność biura.

5RODO, umowy i dokumentacja

Umowy z klientami biura, zgody i rezygnacje, rejestr dostępów oraz dokumenty gotowe na kontrolę generowane z danych, które już są w systemie.

6Moduł oceny bezpieczeństwa IT klientów biura

Biuro może uruchomić dla swojego klienta krótką ocenę stanu IT i otrzymać wynik z rekomendacjami. To naturalny łącznik z usługami Innowacje 4 IT dla firm z sektora MŚP.

Pod maską

• Aplikacja webowa z rozdzieleniem danych poszczególnych biur i rolami użytkowników.
• Baza danych PostgreSQL z oddzielnymi środowiskami deweloperskim i produkcyjnym; produkcja w chmurze z kopiami zapasowymi wykonywanymi automatycznie.
• Automatyzacje cykliczne: import list sankcyjnych, ponowne sprawdzanie CRBR, odświeżanie danych rejestrowych, przypomnienia o ankietach, umowach, PEP i dostępach, podsumowania tygodniowe, monitoring stanu usług.
• Interpretacja wolnego tekstu z pomocą modelu AI wyłącznie jako propozycja; decyzję podejmuje człowiek.
• Polityka bezpieczeństwa treści z raportowaniem naruszeń, punkt kontroli stanu aplikacji, ślad zmian w danych.
• Wysyłka wiadomości w środowisku testowym ograniczona do adresów firmowych, aby żaden klient nie dostał testowej korespondencji.

Efekt

• Weryfikacja klienta biura, która zajmowała godzinę ręcznej pracy, odbywa się w jednym przebiegu z zapisem daty, źródła i wyniku.
• Sprawdzenia powtarzają się same; biuro dostaje tylko listę rzeczy do zrobienia.
• Dokumentacja na kontrolę powstaje z danych w systemie, nie z arkusza odtwarzanego na ostatnią chwilę.
• Zmiany w regułach przechodzą przez człowieka, więc biuro wie, dlaczego coś się zmieniło.

Dlaczego to ma znaczenie dla innych firm

Ten projekt pokazuje drugą stronę naszej pracy: nie tylko utrzymujemy cudze systemy, lecz potrafimy od zera zbudować aplikację, która zdejmuje z firmy obowiązek regulacyjny, i utrzymać ją w sposób, jakiego wymagamy od innych dostawców: z kopiami, monitoringiem, polityką bezpieczeństwa i kontrolą człowieka nad automatem.

Platforma jest własnym produktem Innowacje 4 IT i jest udostępniana biurom rachunkowym. Nazwa handlowa i warunki są ustalane z biurami bezpośrednio; nie jest to porada prawna w zakresie AML ani RODO.