Od licencji OEM do subskrypcji Microsoft 365: 60 stanowisk na start, 100 w planie, jedna umowa

Kontekst

Firma rozwijała się szybciej, niż pozwalał na to dotychczasowy sposób kupowania licencji: pakiety OEM dostarczane z komputerami. Każde nowe stanowisko oznaczało osobny zakup, nie było jednego miejsca z wykazem licencji, a poczta i zabezpieczenia działały w rozproszeniu.

Innowacje 4 IT wsparło firmę w przejściu do partnera licencyjnego Microsoft i w wyborze modelu subskrypcyjnego, który obsłuży wzrost z około 60 do około 100 stanowisk bez renegocjacji co kilka miesięcy.

Wyzwanie

• Który program licencyjny?Microsoft oferuje kilka ścieżek zakupu, różniących się długością zobowiązania, zasadami dokładania stanowisk w trakcie okresu, sposobem rozliczenia i obsługą. Dla firmy tej wielkości liczyła się elastyczność i prostota, nie prestiż umowy.
• Jakie licencje są naprawdę potrzebne?Licencje OEM nie obejmowały poczty w chmurze ani zabezpieczeń stacji roboczych, a nie każdy użytkownik potrzebował tego samego pakietu.
• Jak zabezpieczyć wzrost?Plan zakładał rozwój do około 100 stanowisk. Model miał pozwalać na dokładanie licencji na znanych warunkach, bez płacenia z góry za stanowiska, których jeszcze nie ma.
• Co jest w umowie?Oferta partnera i warunki programu to zapisy o zobowiązaniu, cenach, zmianie liczby licencji i wsparciu. Klient potrzebował kogoś, kto przeczyta je od strony firmy, nie sprzedawcy.

Co zrobiliśmy

1Inwentaryzacja i dopasowanie licencji

Zebraliśmy faktyczny stan: użytkownicy, urządzenia, domeny, posiadane licencje OEM i to, z czego firma naprawdę korzysta. Na tej podstawie powstała mapa potrzeb: Microsoft 365 dla stanowisk, Exchange Online dla poczty, Microsoft Defender dla ochrony urządzeń.

2Wybór programu i partnera

Porównaliśmy dostępne ścieżki zakupu i rekomendowaliśmy program CSP przez partnera licencyjnego Microsoft: najwygodniejszy w obsłudze, elastyczny przy zmianie liczby stanowisk, rozliczany fakturą, z rocznym zobowiązaniem dającym stabilną cenę.

3Negocjacja warunków

W rozmowach z partnerem różnicę zrobiła cena, ale równie ważne były łatwość zarządzania licencjami, kontrola nad całością środowiska po stronie klienta i profesjonalne wsparcie partnera. Te elementy zostały potwierdzone w ofercie przed podpisaniem.

4Migracja domen i uruchomienie

Przenieśliśmy domeny firmy, uruchomiliśmy Microsoft 365, Exchange Online i Microsoft Defender, przypisaliśmy licencje użytkownikom i uporządkowaliśmy środowisko tak, aby jedna osoba po stronie klienta widziała całość.

5Zasady na przyszłość

Klient otrzymał prostą procedurę: jak dokładać stanowisko, kiedy aktualizować liczbę licencji, co sprawdzić przed rocznicą umowy i jak udokumentować zgodność licencyjną.

Pod maską

• Program: CSP przez partnera licencyjnego Microsoft, zobowiązanie roczne.
• Produkty: Microsoft 365, Exchange Online, Microsoft Defender.
• Zakres migracji: domeny firmy i zmiana partnera.
• Skala: około 60 stanowisk na start, plan rozwoju do około 100.
• Dokumenty przekazane klientowi: inwentaryzacja, porównanie programów, uwagi do oferty, rejestr licencji i procedura zmian.

Efekt

• Jeden partner, jedna umowa i jeden rejestr licencji zamiast rozproszonych zakupów OEM.
• Model subskrypcyjny, który rośnie wraz z firmą: dokładanie stanowisk na znanych warunkach, bez nowej umowy.
• Poczta i ochrona urządzeń w jednym środowisku, pod kontrolą klienta.
• Warunki finansowe pozostają poufne na życzenie klienta; różnica w cenie była jednym z argumentów za zmianą.

Dlaczego to ma znaczenie dla innych firm

Licencje Microsoft w firmie powyżej kilkudziesięciu stanowisk to umowa na lata, nie zakup w sklepie. Różnica między dobrze a źle dobranym programem to zwykle kilkanaście do kilkudziesięciu procent kosztu rocznego oraz swoboda dokładania stanowisk. Czytamy oferty od strony firmy, nie sprzedawcy, i tak samo podchodzimy do każdego dostawcy.

Nazwy klienta i partnera licencyjnego są zastrzeżone. Nie podajemy cen jednostkowych ani kwot oszczędności.